Landeshauptstadt Kiel stärkt Zuwanderungsabteilung mit umfangreichem Maßnahmenpaket

Die Zuwanderungsbehörden (Ausländerbehörden) in Deutschland stehen aufgrund der Migrationsbewegungen vor erheblichen Herausforderungen. Auch in Zukunft werden Fluchtbewegungen nach Europa und Deutschland andauern. Darauf müssen die Ausländerbehörden bundesweit und die Zuwanderungsabteilung der Landeshauptstadt Kiel vorbereitet werden.

Die Landeshauptstadt Kiel hat sich dafür unter anderem in den verschiedenen Gremien des Deutschen Städtetages im zweiten Halbjahr 2022 auf allen Ebenen eingebracht. Zuletzt wurde auf dem vom Bundesinnenministerium initiierten Flüchtlingsgipfel am 16. Februar festgehalten, dass die Ausländerbehörden entlastet und die dortigen Prozesse verschlankt werden müssen.

Bereits in der Vergangenheit wurden in Hinblick auf die Zuwanderungsabteilung der Landeshauptstadt Kiel verschiedenste Maßnahmen umgesetzt:

Neue Räume: Mitte 2021 zog die gesamte Zuwanderungsabteilung in das Neue Rathaus. Dort sind sowohl die Arbeitsbedingungen für die Mitarbeitenden als auch die Aufenthaltsqualität für die Kund*innen bedeutend besser als am vorherigen Standort Sophienblatt.

Einrichtung Info-Point: Der von der Selbstverwaltung beschlossene Info-Point (Welcome Desk) konnte im Neuen Rathaus für Menschen mit dringenden Anliegen eingerichtet werden und hat seit Januar 2023 seine Öffnungszeiten ausgeweitet.

Neue Stellen: Aufgrund der steigenden Fallzahlen erfolgte ein entsprechender Stellenaufwuchs, seit 2019 gelang es auch die Stellenbesetzung zu stabilisieren.

Neues Stadtamt: Im Zuge der erfolgten Neuausrichtung des Bürger- und Ordnungsamtes wurde die Zuwanderungsabteilung mit vier Sachbereichen zum 1. Februar 2022 dem neuen Stadtamt zugeordnet. Ziel dieser Maßnahme ist es, Bürgerservice und Erreichbarkeit zu verbessern sowie die Digitalisierung voranzutreiben.

Weitere Stellen: Mit dem Stadtamt-Programm 2022 wurden bereits im Juni 2022 unter anderem auch sechs weitere Stellen für die Abteilung Zuwanderung neu geschaffen sowie ein bestehender Sperrvermerk zu drei weiteren Stellen aufgehoben. Die Ausschreibung und Besetzung erfolgte prioritär, um den enormen Belastungen in den Sachbereichen Einbürgerungen sowie Aufenthaltsangelegenheiten schnellstmöglich entgegenzuwirken.

Bereits seit Mitte vergangenen Jahres sind Vorbereitungen erfolgt, um im Rahmen des Stadtamt-Programms 2023 die Ergebnisse einer externen Organisationsbetrachtung einzubeziehen, die 2022 im Rahmen des Projekts „Die zukunftsfähige Zuwanderungsverwaltung in Schleswig-Holstein: leitbildorientiert, agil und interkulturell" von der IMAP GmbH durchgeführt wurde.

Als zunächst prioritäre Maßnahmen wurden identifiziert:

(1) die verbindliche Aussicht auf Erfüllung der Anliegen in Zuwanderungsangelegenheiten und eine grundsätzlich zu erfüllende, verlässliche Erreichbarkeit, (2) Übernahme des in anderen Abteilungen des Stadtamtes etablierten Schutz- und Sicherheitskonzepts, (3) Coaching-Programm zur Stärkung und Weiterentwicklung der Führungskräfte und (4) eine weitere Stärkung des Sachbereichs Einbürgerung.

Weiter geplant sind:

Ausrichtung von Einbürgerungsfeiern (erste Veranstaltung bereits am 25. Februar 2023).

Einladung zu einem Runden Tisch „Dialog mit der Zuwanderungsabteilung": Austausch und Gespräch mit Beteiligten, Einrichtungen und Verbänden.

Einrichtung einer Beratungs- und Förderstelle für die notwendige Fachkräftezuwanderung.

Die Feststellungen und Beanstandungen im Bericht des Rechnungsprüfungsamtes über die Aktenprüfung in der Zuwanderungsabteilung (Aufenthaltsangelegenheiten) machen aber weitere Maßnahmen in 2023 dringend erforderlich:

Optimierung der Abläufe: Schwerpunkt auf der Transparenz und der Dokumentation von Vorgängen. Insbesondere auch Revisionssicherheit von Posteingängen und bei der E-Mail-Verteilung.

Anpassung der Aufbauorganisation: Die Leitungsspanne soll angepasst werden, um eine bessere Anleitung und Fachaufsicht durch die Führungskräfte zu ermöglichen.

Rechtssichere Entscheidungen und Aktenführung: Es wird die Zuordnung der Entscheidungen zu den Sachbearbeitungen überprüft. Zudem ist eine beschleunigte und vollständige Umsetzung der sich bereits in der Einführung befindlichen E-Akte geplant. Bis die digitale Akte als führendes System die Papierakte ersetzt, wird kurzfristig die Aktensystematik sowie -verfügbarkeit zu verbessern.

Neue Dienstanweisung: Verbindliche Regelungen zur Anwendung der Namensparaphe, Prüfungsschemata, Einführung einer Wiedervorlage sowie Dokumentation von Entscheidungen einschließlich Gebührenerhebung.

Fachlicher Schwerpunkt: Aufenthaltsrechtliche Verfahren bei bundeslandübergreifender Zuständigkeit sowie die Zuständigkeiten für Ausländer*innen mit wesentlichen Strafverfahren werden überprüft und ggf. neu zugeordnet.

Entsprechend der Beschlüsse der Selbstverwaltung (vgl. Drs. 0153/2023 und 0177/2023) wird auch eine externe Organisationsuntersuchung durchgeführt werden. Zur nächsten Sitzung des Innen- und Umweltausschusses wird ein Konzept für die Ausschreibung vorgelegt.

Zur unverzüglichen Umsetzung der vorstehend dargestellten Maßnahmen wurde bereits im Januar 2023 eine „Task-Force" angelehnt an eine besondere Aufbauorganisation (BAO) installiert. Diese hat den Auftrag aktuelle Probleme in der alltäglichen Bearbeitung der Vorgänge zu benennen sowie schnelle Lösungswege aufzuzeigen und umzusetzen. Über die Arbeit der „Task-Force" wird in den kommenden Sitzungen des Innen- und Umweltausschusses fortlaufend berichtet.

Bereits ab dem ab dem 1. März 2023 soll das Stadtamt eine eigene Amtsleitung erhalten. Damit wird die in 2022 umgesetzte Aufteilung des bisherigen Bürger- und Ordnungsamtes in Stadtamt und Ordnungsamt auch auf Führungsebene vollzogen. Die Stelle der Amtsleitung des Stadtamtes wird kurzfristig ausgeschrieben und neu besetzt.

In der Zwischenzeit soll – vorbehaltlich der notwendigen Beschlussfassungen im Hauptausschuss und der Mitbestimmungsgremien – die Amtsleitung interimsweise vom früheren Leiter des Personal- und Organisationsamtes Chris Reinert wahrgenommen werden, dabei soll der Schwerpunkt auf der Vorbereitung und Umsetzung der beschriebenen Maßnahmen in der Zuwanderungsabteilung gelegt werden.

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